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Sette cose da fare per organizzare un evento

L’adrenalina dell’organizzazione di un evento è un’emozione indescrivibile.
In quasi venti anni di eventi, J.E.To.P. tramanda di generazione in generazione i piccoli trucchi del mestiere per creare una fiera con i fiocchi! Dopo più di dieci edizioni di Carriera&Futuro e, in questi giorni, durante WTT: Wearable Tech Torino, abbiamo capito cosa serve davvero sapere prima di mettersi in gioco.

Abbiamo quindi deciso di creare una guida davvero smart per tutti quei giovani intraprendenti che, come noi, si affacciano al mondo del lavoro con coraggio. Eccovi 7 semplici dettagli da non dimenticare quando si organizza un grande evento! Prendendo come ispirazione le Five Ws del giornalismo anglosassone (e qualche altra lettera dell’alfabeto) pensiamo insieme a come preparare il tuo evento: Who, What, When, Where, Why, How, End.

1 Why – Perché
Per iniziare bene qualsiasi cosa ci si deve chiedere perché la si sta facendo. Quando scegliamo una nuova tipologia di evento è la prima cosa a cui diamo peso in J.E.To.P.:  spesso gli eventi hanno la stessa tematica, ma sono i dettagli che li caratterizzano. I nostri sono unici perché scegliamo di realizzarli con passione, abbiamo a cuore l’informazione e le persone. Per Carriera&Futuro abbiamo scelto un evento che permettesse a studenti come noi di trovare una prima esperienza lavorativa, per WTT: Wearable Tech Torino, invece, desideravamo un evento che stimolasse le persone a conoscere l’innovazione.

2 What – Cosa
A volte il momento del “cosa” e del “perché” combaciano in un’illuminazione unica. Nell’organizzare i nostri eventi il “cosa” è sempre stato il secondo passo poiché spinti da grandi motivazioni. Affinché il tuo evento sia unico ti suggeriamo di scegliere una tematica con possibilità di sviluppo concrete. Perché proprio i wearable devices? Sono una tecnologia semplice e rivoluzionaria, in piena espansione, poco conosciuta, ma che  molto probabilmente rappresenta il prossimo stile di vita del futuro. Non c’è motivo per ignorare un evento così!

3 Who – Chi
Scegliere il target giusto è indispensabile. Un evento difficilmente riesce ad indirizzarsi a tutto il mondo, semplicemente perché un tema può interessare ad una persona piuttosto che ad un’altra, magari l’argomento scelto si sviluppa meglio in ambito aziendale e mille altre motivazioni che ti obbligheranno a settorializzare il tuo pubblico. Con Wearable Tech Torino abbiamo scelto di rivolgerci a tutta la popolazione nazionale, sapendo che, con località Torino, moltissimi spettatori sarebbero stati dal Nord Italia. Ci siamo rivolti ai nostri coetanei universitari, ma selezionando aziende importanti e special guest di rilievo contavamo di attirare l’attenzione anche di docenti e professionisti del settore. Il carattere gratuito, la scelta della data e i canali di trasmissione da noi utilizzati ci hanno portato alla fascia di popolazione a cui eravano veramente interessati: tutti, dai curiosi che fanno due passi in fiera alle famiglie!

4 When – Quando
La scelta della data è una scelta di strategia. Facciamo qualche esempio.

  • E’ inverno, sono a Torino, vedo “Wearable Tech Torino” per questo weekend: perchè non andare? Gratis e al calduccio.
  • Un sabato in famiglia alla scoperta della tecnologia indossabile: qualcosa di interessante e diverso, da fare tutti insieme!

Insomma, è solo questione di tattica ragazzi!

5 Where – Dove
Altra scelta strategica: dove fare il mio evento? L’importante è ricordarsi di prefissare un budget perché qualsiasi location ha un prezzo di affitto. Per i nostri eventi abbiamo scelto dei luoghi importanti ed iconici nella città di Torino, una città curiosa e volta al progresso, come la nostra idea di fiera! Il Lingotto Fiere, grazie ai numerosi mezzi pubblici che servono la città, si è rivelata una meta perfetta per un evento del nostro target perché davvero semplice e comodo da raggiungere.

6 How – Come
Una volta scelti tutti i dettagli del vostro evento il “come” sarà la parte più difficile. Se siete già stanchi, non fermatevi! Un evento ben organizzato e con le giuste basi attirerà moltissime persone, la soddisfazione ne varrà la pena.
Per capire meglio come organizzare un evento abbiamo chiesto a chi è in prima linea in questi giorni con WTT: Wearable Tech Torino. Parliamo dell’Area Logistica, un team spettacolare a cui non dedichiamo mai abbastanza righe: ecco le parole del responsabile, Dario Milana.
“L’area di logistica deve essere un team unito perché ci occupiamo di tutte le cose. Partiamo dalla sicurezza: servono autorizzazioni e documenti particolari. Anche se non sono divertenti da fare, meglio perdere un minuto in più su questi che far saltare tutto perché non ci sono. Il progetto deve tenere conto delle aree da creare e della divisone dello spazio, per dare senso alla visita dei partecipanti. Importantissima è la grafica e lo stile del luogo: saranno la prima cosa che noteranno gli spettatori dopo la coda per entrare! La pazienza non deve mancare, bisogna curare ogni dettaglio: guardaroba, cavi, microfoni, adattatori, ticket auto e badge. Ogni area deve essere attrezzata nei minimi dettagli. Il miglior modo per ricordarsi tutto è pensare come i visitatori, mettere in scena un “prova generale” per vedere cosa manca o serve. Più teste permettono di fare attenzione a più cose, ma l’importante è essere uniti e organizzare le cose per tempo con criterio.”

7 End – Fine
Come nella settimana c’è la Domenica, anche nell’organizzazione degli eventi c’è un momento di relax.
L’edizione n.1 è sempre particolare, ma il vostro evento diventerà sempre più spettacolare con il passare degli anni.

Riposatevi e godetevi la soddisfazione di aver portato a termine un lavoro eccezionale!